Какой есть регламент работы с дебиторской задолженностью?

Дебиторская задолженность – неотъемлемая часть работы любого бизнеса, предлагающего товары и услуги. Важно уделять внимание ее отслеживанию и погашению. Расскажем об этом подробнее, разберем регламент работы с дебиторской задолженностью.

Что такое дебиторская задолженность

Так называют сумму, которую компания-партнер (дебитор) должна организации за оказанные услуги или поставленные товары. По данной схеме работают многие бизнесмены. Наличие такой задолженности является нормой сотрудничества большинства предприятий. Важно: дебиторка всегда имеет установленный срок погашения.

К такой задолженности также можно отнести, например, переплату по налогам, выдачу займа сотруднику предприятия. Иногда дебиторку путают с кредитным обременением. Тут нужно понимать, что в первом случае должны вам, а во втором – вы. Получается, что дебиторка относится к активам предприятия (приносит прибыль), а кредитное обременение – к пассивам (является обязательством).

Отслеживание дебиторской задолженности

Дебиторка подлежит бухучету. Примерно раз в год или чаще данные активы выявляются путем инвентаризации. В ходе проверки становится ясно:

• Какова общая сумма дебиторской задолженности.
• В течение какого срока можно рассчитывать на ее погашение.
• С какими компаниями-партнерами необходимо переходить ко взысканию дебиторки.

Порядок взыскания дебиторской задолженности

К процедуре взыскания переходят тогда, когда срок погашения задолженности просрочен. При этом начинают обычно с попытки разрешить вопрос в досудебном порядке. Здесь порядок работы с партнером будет таким:

1. Узнаем причину, по которой долг не погашен.
2. Запрашиваем акт сверки. В документе будет отражен долг по расчетам.
3. Обсуждаем варианты погашения дебиторки: отложенная оплата, рассрочка.

Бывает и такое, что компания-партнер не хочет выходить на контакт и обсуждать варианты сотрудничества по данному вопросу. Тогда составляют письмо-претензию с перечислением актуальных требований. Если запрос на возврат долга игнорируют, ответа нет в течение 30 дней, можно переходить к следующему этапу – обращению в суд. Необходимо составить иск и приложить к нему все документы, подтверждающие факт дебиторской задолженности (счета-фактуры, договоры, акты). Такое разбирательство обычно длится от 4 до 8 месяцев. Если компания-партнер будет признана банкротом, процесс может затянуться и на несколько лет.

Списание дебиторской задолженности

Этот вариант невыгоден организации, однако иногда других просто не остается. К списанию переходят по следующим причинам:

• Дебитор был официально признан банкротом – финансового несостоятельным и неспособным отвечать по долговым обязательствам.
• Компания-партнер была ликвидирована из единого перечня юридических лиц РФ.
• Должник умер – обязательства этого типа не наследуются, а значит, отвечать по ним некому.
• Вышел срок исковой давности или этот запрос не был удовлетворен судом по тем или иным причинам.

Для списания руководитель организации издает специальным приказ.

Как минимизировать вероятность проблем со взысканием дебиторки

1. Следите за изменениями законодательства и актуальной судебной практикой по таким делам. Хорошим помощником в этом станет сайт «PROбанкротство» и другие профильные ресурсы.
2. Заранее проверяйте статус и состояние контрагентов перед началом сотрудничества. Оцените его активы, доходность и положение на рынке, посмотрите на дату регистрации компании. Всегда подозрительно выглядит наличие судебных дел, где потенциальный партнер выступал как ответчик. Обращайте внимание на его налоговые задолженности, а также уделите время поиску отзывов о нем.
3. Обязательно оформляйте все договоренности документально. Уделите внимание тщательному прописыванию условий взаиморасчета.